Аспекты делегирования
Волшебное слово “делегирование” в теме статьи намекает, что обсуждаем сегодня менеджеров. Все рассуждения можно применить к любому менеджеру, но для того, чтобы было больше конкретики, возьмем менеджера проекта.
Любой менеджер когда-нибудь сталкивается с перегрузкой задачами. Особенно это проявляется на финальной стадии проекта. Самая большая мечта менеджера в этот момент - чтобы хоть часть задач за него сделал кто-нибудь другой. Перепоручение задач как раз и называется делегированием.
Что же в нем особенного?
Во-первых, не надо путать делегирование с перекладыванием ответственности. Единственное, на что может рассчитывать делегирующий менеджер, и ради чего стоит ввязываться в делегирование - это сокращение собственного времени на выполнение задачи. Ответственность все равно на нем остается. Просто вместо, к примеру, 3 часов на выполнение задачи он тратит 0,5 часа на постановку и еще 0,5 часа на приемку.
Во-вторых, делегирование имеет ряд недостатков, которые часто сводят его полезность на нет. Многим людям не нравится нести ответственность за действия других людей. Многие другие люди не готовы одинаково качественно выполнять собственные задачи и перепорученные им кем-то. Из-за подобных противоречий возникает вопрос, как бы так делегировать задачи, чтобы получалось поэффективнее?
Эффективность делегирования
Основное стремление делегирующего - сократить время, которое он потратит на задачу, не уронив качества результата. Как этого добиться?
- Оцените пропорцию времени на делегирование/приемку и времени на выполнени задачи самостоятельно.
При делегировании задачи совокупное время на выполнение задачи всегда возрастает. Некоторые задачи нет смысла делегировать, потому что сам менеджер выполнит их в 2-3 раза быстрее. - Правильно выберите исполнителя.
Исполнитель должен уметь делать то, что вы делегируете. Идеально, если это - другой менеджер проекта с такими же навыками. - Ставьте задачу письменно.
Это сокращает количество ошибок и, как следствие, время на перепостановку и переприемку. Да и в целом, относитесь к делегированию, как к обычной постановке задачи. - Требуйте письменный отчет об исполнении.
Это не только повышает ответственность исполнителя, но и экономит ваше время на приемку. Точно так же, как и для постановки, вам не требуется “ловить” исполнителя, чтобы обсудить задачу или ее результат. Вы можете это сделать тогда, когда у Вас есть время. - Мотивируйте исполнителя.
Если забыть о мотивации, задача может быть выполнена плохо, и потребуется больше времени на переделки. Расскажите, как важен результат выполнения задачи, или пообещайте ответное одолжение. На разных людей действуют разные методы! - Делегируйте типовые задачи.
Если в среде менеджеров выполняются типовые задачи (а в сфере управления проектами, это происходит очень часто), то для постановки конкретной задачи достаточно сообщить необходимый минимум информации. Достаточно ответить на вопрос “что требуется”. Ответ на вопрос “как это сделать” при этом должен быть известен, исходя из типа задачи, и закреплен в корпоративных процедурах. - Унифицируйте стандарты.
Руководству компании должно быть выгодно, чтобы все менеджеры работали по единым стандартам. У этого принципа масса преимуществ, и одно из них - легкость делегирования задач.
Этот список легко дополнить, если делегирующий будет думать об исполнителе. Здравый смысл никто не отменял, а один из его принципов - поступай с другими так, как хочешь, чтобы поступали с тобой.
В конечном итоге, талант любого руководителя сводится к тому, чтобы обеспечить максимальную ясность того, что и как он хочет получить от подчиненного.
Удачи! Следите за эфиром!
