Сергей Соловьев о применении веб-технологий с пользой для бизнеса
Сегодня мое внимание обратили на очередной инструмент, который был создан для управления проектами. Я начал смотреть видео-презентацию и быстро заскучал, потому что много раз слышал все идеи и проблемы, возникающие при внедрении подобных инструментов. Тем не менее, я досмотрел 45-минутную презентацию до конца. Вам интересно, почему?
С первого взгляда может показаться, что здесь не о чем рассуждать. Что сложного в том, чтобы подойти к подчиненному или коллеге с поручением, объяснить суть и, приятельски хлопнув по рукам, пожелать удачи? Очень завидую тем людям, которые могу себе позволить такую роскошь.
Это действительно может cработать, если Вы занимаетесь… разгрузкой вагонов. Тогда процесс предельно простой: «Вася, еще один вагон пришел, надо освободить побыстрее!» А если вы проектируете интерфейс социальной сети с новым типом контента? Уже не скажешь просто: «Вася, надо спроектировать форму авторизации». В этом случае Вы рискуете потратить больше времени на переработку неверного результата. И все потому, что не уделили достаточно времени и внимания постановке задачи.
В первой статье этой серии мы рассматривали задачу, как объект, и разобрались, какой должна быть любая задача. В данной статье мы рассмотрим, каким должен быть процесс постановки.
Поскольку нам интересно рассмотреть процесс постановки сложной задачи, будем исходить из того, что в нем должно участвовать несколько человек, и им необходимо собраться в одном месте для обсуждения.
Чтобы иллюстрировать все рекомендации, выберем пример, на который можно их спроецировать. Допустим, что Вы – менеджер проекта в компании, оказывающей услуги веб-разработки полного цикла. Вам необходимо поставить задачу по проектированию 20 шаблонов веб-системы.
Для организации встречи Вам следует:
На примере:
Для Вашего проекта требуется 2 варианта прототипа с разной типовой сеткой страниц. Разрабатывать их могут параллельно 2 информационных архитектора. Именно ИА в Вашей компании занимаются проектированием, поэтому единственное, о чем Вам нужно позаботиться – это заранее забронировать их время на свой проект.
На примере:
На собрание необходимо принести документированные требования к веб-системе, распечатанные в двух экземплярах – каждый архитектор должен оставлять записи на полях по мере обсуждения.
Кроме Постановщика, от которого переходит задача, и Исполнителя, к которому она переходит, на встрече Вам могут понадобиться и другие люди. Какие именно, зависит от среды, в которой Вы работаете и от того, как построен рабочий процесс. Обобщенно роль этих людей можно назвать - Консультант.
В роли Консультанта может выступать человек, ответственный за качество, который проследит, что обсуждаемый способ реализации задачи соответствует стандартам Вашей компании. Это может быть продавец, который знает подробности проекта, частью которого является задача. Это также может быть непосредственный руководитель Исполнителя (да-да, в матричных структурах это можете быть и не Вы, а кто-то другой), который добавит собственную экспертизу к обсуждению.
Как правило, если Вы работаете внутри организации, то Вы имеете дело в повторяющейся задачей, и способы ее выполнения должны быть знакомы, как Постановщику, так и Исполнителям. Поэтому основная цель встречи – передать Исполнителю всю информацию, связанную с задачей и выбрать из нескольких способов реализации наиболее подходяший в данном случае.
На примере:
Разработка прототипа в Вашей компании, разумеется, задача регулярная и включена в каждый проект. На встрече необходимо донести все требования с объяснением причин, а также бизнес-процессы, в которых будет участвовать веб-система. Способами реализации, в данном случае, являются различные варианты интерфейсов.
В ходе рассказа о задаче важно проговорить все, что имеет к ней прямое отношение. Не ленитесь рассказывать то, что Вам кажется совершенно ясным и очевидным. Поверьте, для Исполнителей, которые только что подключились к процессу, это не так.
Начать рекомендуется с источника задачи (см. первую статью серии), чтобы дать представление о том, в каком контексте ставится задача, с чем она связана, и как укладывается в обязанности Исполнителей. Им должно быть понятно, откуда задача появилась, что от нее будет зависеть, и почему ее поручают именно им.
На примере:
Контекст – это проект и его текущая стадия. Обычно технологический процесс все в компании представляют хорошо, и он незначительно меняется от проекта к проекту.
Следите за тем, чтобы Ваш рассказ воспринимался именно как постановка задачи, а не как просто интересная беседа или презентация. Исполнители должны осознать, что от них будут ожидать определенных результатов. Об этом надо сказать явно. Я много раз видел, как Исполнители, после подобных встреч на вопрос коллег: «Как прошла встреча?» отвечали: «Да, обсудили новый проект. Есть там какие-то неясности. Наверное, завтра снова соберут языком помолоть».
На примере:
Информационный архитектор – профессия творческая, поэтому люди могут слишком увлечься обсуждением и упустить то, ради чего их позвали. Убедитесь, что после встречи у них в голове осталось: «Мне нужно сделать 20 шаблонов», а вовсе не: «Мне нужно придумать какую-то крутую интерфейсную идею для новой веб-системы».
Дайте Исполнителям возможность понять задачу лучше. Они должны задать Вам много уточняющих вопросов. Этих вопросов должно быть настолько много, чтобы у Вас не хватило ответов. Запишите вопросы, которым ответов не хватило, и после встречи обязательно проясните. Ваш интерес, как Постановщика – в том, чтобы Исполнители начали выполнять задачу прямо на встрече. Пусть предложат способы реализации, идеи и подходы. Спросите их о возможных подводных камнях. Для Вас это – риски, которых Вы можете избежать, если будете знать о них вовремя.
Вовлекая Исполнителей в обсуждение задачи, Вы добиваетесь того, что так необходимо Постановщику:
На примере:
В этом месте проявляется полезность подготовки Исполнителей перед встречей. Если Вы, как Постановщик, все сделали правильно, то архитекторы придут на встречу, ознакомившись с требованиями и с готовыми идеями. Позвольте им объяснить эти идеи, покритикуйте, похвалите и обязательно выберите наиболее удачные для дальнейшей проработки.
Когда общее направление становится понятным Исполнителям, необходимо определить параметры задачи, чтобы постановка не воспринималась как знаменитое «от забора и до обеда». Вам необходимо, чтобы Исполнители четко осознали следующее:
Зону ответственности каждого, если задача выдается группе.
Если это не определить четко, в результатах обязательно будут пробелы, потому что «Вася решил, что это сделает Петя, а Петя решил, что наоборот».
На примере:
Каждый архитектор должен четко понять, что он не просто как группа поддержки на встрече присутствовал. От него тоже требуется 20 шаблонов, причем Вася делает сетку двухколоночную, а Петя – трехколоночную. А инфраструктуру для прототипов им сделает системный администратор, и им на это время тратить не нужно.
Если задача имеет творческую составляющую, установите степень свободы.
Если этого не сделать, Исполнители могут слишком далеко отклониться от ожидаемого результата.
На примере:
Если в требованиях сказано, что на главной странице должно быть представлено 9 блоков определенного назначения, то ИА должны знать, что они могут управлять приоритетами блоков, но не могут изменять их состав.
Проговорите явно ограничение ресурсов. Даже если задача типовая и выполняется в десятый раз, Исполнителю никогда не лишне напомнить о том, что он имеет возможность израсходовать на нее не более X часов / денег / тонн угля / единиц другого критичного для Вас ресурса.
На примере:
В хороших компаниях на выполнение типовых задач существуют нормативы времени, которое и является основной Вашей валютой. Нормативы могут корректироваться на квалификацию конкретных сотрудников. На встрече Вам (возможно, при помощи Консультанта) следует донести до архитекторов, сколько времени они могут потратить на работу.
Также на встрече необходимо определить сроки выполнения задачи.
Важно получить устное подтверждение от Исполнителей этих сроков, даже если они типовые. Отвечая на вопрос о сроках, Исполнитель:
Перед тем, как завершить встречу, проверьте самого себя по контрольному списку. Поскольку мы уже упоминали, что большинство задач делаются не впервые, а повторяются, такой список всегда можно составить. Он поможет Вам не забыть о важных мелочах, которые так легко пропустить в увлекательном обсуждении.
На примере:
Для стадии проектирования в проекте веб-разработки контрольный список, скорее всего, будет включать такие пункты, как: «Сопоставили набор проектируемых шаблонов со структурой веб-системы», «Определили различия между двумя вариантами прототипов» и т.п.
Закончив встречу, не расслабляйтесь – Вам еще многое нужно сделать.
Во-первых, подтвердите выдачу задачи письменной постановкой. Это может быть что угодно: отчет о встрече со списком действий и ответственных, задача в специальной системе управления проектами или даже Email сообщение.
Письменная постановка выполняет ту же роль, что и договор между компаниями: защищает Постановщика и Исполнителей друг от друга и от третьих лиц. Вы имеете подтверждение, что задача была выдана и на этом основании имеете право требовать результат. Письменной постановкой Вы развеиваете последние сомнения, что встреча была все-таки инструктажем, а не просто обсуждением проекта. Вы также можете быть уверены, что Исполнитель любому претенденту на его время обоснует, почему именно сейчас он занимается именно Вашей задачей, что снимет риски конфликтов полномочий.
В письменную постановку необходимо включить все установленные на встрече параметры задачи, а также ссылки на все материалы, необходимые для реализации задачи.
Кроме того, формулируя письменную постановку, Вы имеете отличный шанс, все-таки, вспомнить вовремя о том, что могло быть упущенно на встрече и дополнить задачу. И именно в этот момент Вы даете ответы на те вопросы, на которые не смогли ответить на встрече.
Ну и наконец, не забудьте подтвердить для всех остальных сотрудников компании тот факт, что задача выдана Исполнителю. Это может быть запись в корпоративном календаре или подтверждение брони ресурса в календаре производства, или простое извещение заинтересованных лиц по электронной почте.
После этого Вы имеете полное право расслабиться до тех пор, пока не наступит время принимать выполненную задачу. И именно об этом процессе мы будем говорить в третьей статье серии. Следите за эфиром!
