Иди туда - не знаю куда, принеси то - не знаю что — Часть 1
Как правильно поставить задачу исполнителю?
Какой должна быть задача
Долгое время моей основной трудовой обязанностью было и является «ставить задачи». Причем в этом процессе я поучаствовал во всех ипостасях: и как постановщик исполнителю, и как постановщик самому себе, и как исполнитель чужих задач.
Накопив изрядный опыт наблюдения, пришел к выводу, что в этих простых коммуникациях типа «человек — человек» у многих возникают ошибки. Причем возникают настолько часто, что могут стать фатальными для коммуникации — люди просто отказываются иметь дело друг с другом.
По этой причине я постараюсь разобрать это простое явление на части и сделать его прозрачным, рассмотрев все атрибуты задачи, как объекта.
Источник
В реальной жизни задачи никогда не возникают вне контекста. Они всегда имеют первоисточник и свое место в общей иерархии потока задач разной величины. В общем случае источник – это не только источник потребности что-то сделать, но и источник ресурсов, необходимых для реализации задачи.
В системных организациях деятельность часто делится на проекты – настолько, насколько это возможно. В этом случае источником является проект или его отдельный этап. Из его глобальной цели по мере анализа способа ее достижения возникают более мелкие составляющие, которые в ходе конкретизации формулируются в задачи для конкретных исполнителей. Он же служит и источником ресурсов:
- по проектам учитывается потраченное время
- проект обладает финансовым бюджетом, который можно расходовать на задачи проекта
- для проекта выделяется команда специалистов, навыками которых можно пользоваться
- и так далее
Если исполнитель правильно понимает источник, он эффективнее справится с задачей, потому что соотносит ее с глобальной целью проекта и знает, какими ресурсами может распоряжаться.
Исполнитель
Определение исполнителя напрямую означает передачу ответственности. Важно понимать, что до постановки задачи ответственность за ее реализацию лежит на постановщике, поэтому он обязан не просто «указать пальцем» на нового исполнителя, но и обеспечить понимание им того, в чем заключается задача, и по каким параметрам будет оцениваться качество реализации. Только тогда можно рассчитывать, что задача будет выполнена корректно.
Содержание
Содержание задачи таит в себе, пожалуй, наибольшее количество поводных камней. Всем печально известная проблема «испорченного телефона» работает здесь блестяще, к сожалению всех участников процесса.
Чтобы не допустить неверного толкования задачи, используется популярный формат постановки – SMART. Это аббревиатура, которая показывает, какой должна быть корректно поставленная задача:
Specific
Если задача сложна, то следует иметь ее четкую спецификацию. В простых случаях это означает, что эффективнее поставить задачу письменно, чем устно, поскольку человек внимательнее относится к словам, когда пишет.
В сложных случаях крайне полезно иметь контрольные списки для проверки или детальные инструкции для типовых повторяющихся задач.
Пример:
Вместо фразы: «Требуется найти кандидата на место менеджера по продажам» говорить: «Требуется найти кандидата на место менеджера по продажам с опытом аналогичной работы не менее 1 года и собственной клиентской базой»
Measurable
Задачу следует поставить так, чтобы результат ее выполнения был ощутимым или измеримым.
Пример:
Вместо фразы: «Увеличить прибыль компании по сравнению с предыдущим годом» говорить: «Увеличить прибыль компании по сравнению с предыдущим годом как минимум на 20%»
Achievable
Задача должна быть достижимой с учетом имеющихся у исполнителя ресурсов. Иначе бессмысленно тратить время и усилия, и любые расчеты постановщика не оправдаются. Помните, что цель постановщика в конечном счете не «поставить задачу», а «обеспечить выполнение задачи».
Пример:
Вместо фразы: «Необходимо выиграть в крестики-нолики за 2 хода» говорить: «Необходимо выиграть в крестики-нолики максимально быстро»
Result-oriented
Следует ориентировать исполнителя не просто на приложение усилий, а на достижение конкретного результата. Он должен понимать, что при отсутствии осязаемого результата даже при условии потраченных ресурсов задача не будет считаться выполненной.
Пример:
Вместо фразы: «Надо бы поискать новых клиентов в северном районе города» говорить: «Требуется найти новых клиентов в северном районе города»
Time-based
У любой задачи должны быть указаны временные рамки, иначе постановщик рискует столкнуться с бесконечными «завтраками» - повторяющимися обещаниями исполнителя «скоро закончить».
Пример:
Вместо фразы: «Необходимо разработать дизайн сайта» говорить: «Необходимо разработать дизайн сайта website.ru, состоящий из трех типовых страниц к 16:00 15.03.2009»
Срок
На сроках следует остановиться подробнее, поскольку это тоже аспект, для которого огромное значение приобретает контекст.
Простой факт, что срок у задачи должен существовать, не вызывает сомнений. Тем не менее моя практика показывает, что в отсутствии специализированной системы постановки задач этот факт часто забывается постановщиками, в результате чего у исполнителя складывается печальная картина: поставлено N задач, и по каждой второй исполнитель регулярно требует отчет.
Здесь возникает важный нюанс – расстановка приоритетов.
Подходы могут быть разные:
- учет при постановке сроков по ранее выставленным задачам
- формирование универсальной шкалы приоритетов и присвоение каждой задаче конкретной метки, но все равно с учетом сроков по ранее выставленным задачам этого же приоритета
- делегирование задач другим исполнителям для освобождения дополнительного времени
Чтобы выбрать оптимальный подход, следует для себя ответить на вопросы:
- часто ли исполнитель получает задачи разного масштаба?
- велика ли критичность сдвига сроков для большинства задач?
- велика ли доля регулярных (рутинных) задач у исполнителя? Сколько времени тратится именно на них?
- является ли исполнитель заменяемым — много ли в Вашем распоряжении сопоставимых специалистов, между которыми можно перераспределять задачи? Насколько безболезненным является процесс передачи задач в ходе реализации?
Ресурсы
Еще один из параметров SMART-задач – Achievable. Постановщик обязан не только поставить задачу, но и обеспечить исполнителя всем необходимым для ее выполнения. При этом нельзя забывать, что для реализации могут требоваться самые разноплановые ресурсы:
- временные
Наличие у исполнителя достаточного количества свободного времени, чтобы справиться с задачей в заданные сроки - материальные
Наличие у исполнителя инструментов, денег, материалов и тому подобного - административные
Наличие у исполнителя достаточных полномочий для реального влияния на реализацию задачи - человеческие
Возможность обратиться или распоряжаться специалистами, участвующими в реализации задачи - информационные
Доступ к необходимой информации: инструкциям, базам данных, книгам
Его Величество Контекст
В завершении еще раз напомню, что для эффективной постановки задачи все эти аспекты должны быть ясны как постановщику до начала процесса, так и исполнителю после его окончания.
Разумеется, это не означает, что при каждой постановке необходимо все это обсуждать. Степень подробности всегда можно выбрать в зависимости от контекста. Почти всегда массу усилий можно сэкономить за счет:
- масштаба задачи
- инструкций для типовых задач
- хорошего взаимопонимания между участниками
Выбирайте свою золотую середину, подходя к проблеме с умом.
